Son muchos los clientes que nos preguntan por el funcionamiento de los suplidos dado que es algo muy común en nuestra actividad de gestoría y asesoría.
Lo primero que vamos a abordar es la definición de suplido, este lo podemos denominar como aquellas sumas que un profesional, actuando como un mero intermediario, satisface en nombre y por cuenta de un cliente y por mandato expreso del mismo. Por lo tanto, no son un gasto para el profesional, sino que es un gasto de su cliente.
Lo voy a ilustrar con un ejemplo de los últimos suplidos que tengo en la mano: en Ramajo Asesores como Asesoría y Gestoría, le preparamos las cuentas anuales a una sociedad X y se las presentamos en el Registro Mercantil correspondiente. El mero hecho de presentar esas cuentas anuales conlleva el pago en el momento de unas tasas que Ramajo Asesores como Asesoría y Gestoría del cliente adelanta. Es decir, la factura o justificante del pago de esas tasas van a nombre de la sociedad titular de las cuentas anuales, pero es Ramajo Asesores quien las paga a la hora de presentarlas en el Registro Mercantil.
Posteriormente nosotros vía facturación recuperamos ese dinero adelantado a los clientes, mediante el cobro de esos suplidos.
Las provisiones de fondos
Es posible que un profesional se haga cargo de los suplidos y, con posterioridad, solicite al cliente el reembolso de los mismos. Pero lo habitual es que el profesional reciba del cliente, con carácter previo, una cantidad suficiente para afrontar esa serie de gastos a realizar por cuenta y en nombre del cliente, esto se conoce como provisión de fondos.
Fiscalidad de las provisiones de fondos y de los suplidos
Los suplidos no suponen para el profesional ni un ingreso computable ni un gasto deducible, además se debe hacer constar en la factura su naturaleza de suplido, o bien indicar “cantidad abonada por cuenta del cliente”.
En las provisiones de fondos debemos tener especial cuidado de distinguir aquellas que son utilizadas para el pago de suplidos, con aquellas que sean utilizadas para el abono de los honorarios del profesional.
• Provisiones para el abono de suplidos: no producirá el devengo del IVA y no estará sujeta a retención e ingreso a cuenta.
• Provisiones para el abono de honorarios del profesional: tiene el carácter de rendimiento de la actividad profesional, por lo que dará lugar al devengo del IVA en el momento del adelanto de la provisión de fondos y estará sujeta a retención o ingreso a cuenta, por tratarse de rendimientos de la actividad profesional.
Modo de facturar un suplido
En este punto hay que recordar que un suplido es el pago de una factura a nombre del cliente por nuestra parte, no es un servicio que nosotros préstamos al cliente, por lo que no podemos repercutir IVA o IGIC por ese suplido.
Se debe adjuntar junto con nuestra factura los justificantes que acrediten esos suplidos que le estamos cobrando al cliente.
Forma de contabilizar un suplido
Vamos a distinguir entre el profesional que está emitiendo la factura con un suplido, y el cliente que la recibe.
a) Desde el punto de vista del profesional:
La consulta 1 del BOICAC número 19/Diciembre 2004 “Sobre la forma de contabilizar determinadas operaciones realizadas por cuenta de terceros ajenos” dice:
“En relación con los aspectos contables, y en particular las cuentas a emplear en la contabilización de los movimientos de tesorería que se puedan producir por las operaciones realizadas por una empresa en ejecución de un mandato, o cualquier otra figura similar podrán utilizarse cuentas del subgrupo 55 contenido en la segunda parte del Plan General de contabilidad“.
(554_) Provisiones de fondos a (57__) Nuestra cuenta de Tesorería
Cuando emitimos la factura con el suplido:
(43___) Clientes a
(477__) HP IVA repercutido
(705_) Ingresos por prestación de servicios
(554_) Provisiones de fondos
b) Desde el punto de vista del cliente
La consulta 3.2 BOICAC 16, marzo de 1994 sobre “El Tratamiento de las provisiones de fondos para la realización de determinados servicios” dice:
“…La segunda cuestión planteada, se realiza sobre la posibilidad de emplear cuentas de anticipos para registrar las provisiones de fondos previas a la realización de determinados servicios. Efectivamente, ésta debe ser la forma de registrar estos movimientos de tesorería, que serán registrados en la partida de gasto correspondiente cuando se lleve a cabo la realización del servicio contratado.”
Cuando se realiza la provisión de fondos:
(417) Anticipos a acreedores por prestación de servicios a
(472_) HP IVA soportado
(57_) Tesorería
Cuando recibimos la factura (suponiendo que sea igual que el suplido, en caso contrario ajustar IVA)
(623) Servicios profesionales independientes a
(417) Anticipos a acreedores
Por Antonio Ramajo
Socio Director de Ramajo Asesores, Gestoría Administrativa y Asesoría en Salamanca
Gestor Administrativo, Licenciado en Económicas y Diplomado en Relaciones Laborales.
Asesora laboral, fiscal y contable.
